4 Aspectos que Debes Conocer Antes de Crear un Proyecto con Microsoft® Project

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4 Aspectos que Debes Conocer Antes de Crear un Proyecto con Microsoft® Project

La calidad del producto en la Gestión de Proyectos utilizando programas informáticos como Microsoft Project, depende de la calidad de la información que le suministremos.

En este Artículo hemos resumido 4 aspectos que debes tomar en cuenta antes de siquiera crear tu primer archivo con este programa.

1. Definir la meta del Proyecto

Lo-primero-es-definir-la-meta-del-Proyecto
Desde el punto de vista de la Gestión de Proyectos, todo proyecto debe contar con una Meta Específica.

Sabremos que el Proyecto ha culminado cuando hemos alcanzado con éxito la meta propuesta inicialmente, y este éxito por supuesto está asociado a la terminación de las tareas o actividades en el plazo inicialmente previsto y sin haber incurrido en excesos en cuanto a los costos estimados.

De esta forma, la definición de una meta para el proyecto, pese a parecer sencillo en principio, involucra tener en cuenta los alcances asociados a ella.

En el proyecto de la figura siguiente, tomada de la vista del Diagrama Gantt en Microsoft Project, se ha definido una meta (Fin del Proyecto) considerando que puede ser realizada en cuatro fases, conformadas por las Tareas 1 a 4.

Representando-la-meta-del-proyecto-como-un-hito-en-microsoft-project

En este caso, la meta es simbolizada como un Hito (duración: 0). El Inicio ha sido definido como un Hito también.

2. Definir Información de las Tareas

Cada tarea tendrá un nombre que la identifique claramente y, de hecho, programas como Microsoft Project facilitan el proceso de introducción de sus nombres y descripciones, siendo posible clasificarlas, si es el caso, por capítulos o títulos que engloben tareas asociadas a éste.

Adicionalmente, es necesario que establezcamos, la duración de las tareas, así como su secuencia o dependencia, los cuales son los parámetros básicos para poder calcular la duración del proyecto.

En el caso presentado en la figura anterior, todas las tareas están iniciando al mismo tiempo, es decir: no existen dependencias entre ellas. La duración del proyecto resulta ser de 10 semanas.

Notemos la importancia de definir adecuadamente la información relativa a las tareas cuando, por ejemplo, tenemos que la Tarea 3 podría considerarse, para los efectos del control de proyecto, en una tarea muy larga, en comparación con la duración de cada una de las otras tareas del proyecto.

Si la dividiéramos, por ejemplo, en dos tareas de 5 semanas cada una tendríamos la variante siguiente:

Informacion-de-las-tareas-dependencia

en la que existe ahora una dependencia entre las dos subtareas que conforman a la Tarea 3: Se debe terminar la tarea 3-1 para que se inicie la tarea 3-2. La Duración del Proyecto sigue siendo de 10 semanas, pues sólo se ha modificado la forma en la que se controlará la tarea 3, dada su larga duración.

Ahora, si suponemos que la Tarea 4 debe iniciarse una semana antes de que se termine la tarea 3-2, tendríamos el siguiente diagrama:

Modificando-la-duracion-del-proyecto

vemos que se creó la dependencia entre las tareas (3 y 4) y, debido a ésto, la duración del proyecto es calculada ahora en 11 semanas.

Notemos que, inicialmente, la tarea 4 contaba con una Holgura considerable. Con esta última modificación veremos que dicha Holgura desaparece, ubicando a la tarea 4 dentro de lo que sería el Camino Crítico del Proyecto de Ejemplo.

¿De qué depende la Duración de una Tarea?

Para los efectos de la programación en Microsoft Project una tarea podrá durar desde unos minutos hasta varios meses.

La duración que asignemos a las tareas de determinado proyecto dependerá en gran parte del conocimiento que tengamos del trabajo asociado a éstas, pero en todo caso la duración es un valor estimado que debemos suplir al programa, teniendo en cuenta aspectos como:

  • Información referencial de proyectos similares realizados previamente.
  • Información suministrada por el personal asociado a la ejecución de la tarea (rendimientos de ejecución, por ejemplo).
Es importante resaltar que, en la estimación de la duración de una tarea, es necesario emplear el tiempo suficiente para que dicha estimación sea lo suficientemente “buena” como para minimizar los riesgos de falla de la programación.

3. Definir Información Relativa a los Recursos.

Con la información mencionada anteriormente, relativa a las tareas, se tiene la información mínima para construir un Proyecto con Microsoft Project, información que resulta suficiente, inclusive, para actualizar dicho Proyecto en términos de avance en el tiempo.

Adicionalmente, para poder obtener información de los costos de las tareas así como del proyecto, será necesario compilar información asociada a los Recursos que serán asignados a dichas tareas, pues Microsoft Project calcula los costos de las tareas a partir de la Información de sus Recursos.

De esta forma tendremos que recopilar información como la siguiente:

  • Listado de los Recursos (tanto Humanos como Materiales) y sus costos por trabajo o uso.
  • A cuáles tareas están estos asignados (y cuánto tiempo dedicarán en su ejecución)

4. Definir Información Requerida para realizar el Seguimiento (Avance) del Proyecto

Finalmente, contando ya con toda la información necesaria para generar un Proyecto, queda es sólo definir lo relacionado con el Seguimiento del mismo.

El seguimiento permitirá realizar ajustes sobre la marcha, cuando se detecta que el tiempo o los costos se están saliendo de lo previsto (y de lo disponible).

Con Microsoft Project podremos, habiendo definido la frecuencia con la que se actualizará el Avance del Proyecto y el porcentaje real de avance de cada tarea, conocer el avance del proyecto respecto a lo planificado inicialmente.

En el Diagrama siguiente podremos ver la forma en la que, por ejemplo Microsoft Project, representa el avance de las tareas, una vez hayamos empezado el proceso de Actualización del Proyecto, mediante la introducción en el programa de la información respectiva.

Avance-del-proyecto-con-Microsoft-Project

En el caso de Recursos Humanos considerar:


• Tarifas para trabajo en horario Estándar y para horario Extra.


• Fechas No laborables para definir un Calendario para el recurso. (Vacaciones, feriados, permisos especiales).

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