5 Conceptos Elementales en la Gestión de Proyectos: Camino Crítico, Demora Permisible, Duración, Hito y Dependencias

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5 Conceptos Elementales en la Gestión de Proyectos: Camino Crítico, Demora Permisible, Duración, Hito y Dependencias

La Gestión de Proyectos , conocida también como la Gerencia o Administración de Proyectos, es una disciplina que estudia la naturaleza de un proyecto y ofrece la manera de controlar (planificar) su progreso; para ello procura organizar y sistematizar las tareas dentro de dicho proyecto de forma tal de lograr disminuir las posibles variaciones que podrán surgir durante su desarrollo.

Algunos de los Aspectos Claves de la Gestión de Proyectos involucran la ubicación temporal de actividades (o tareas) en el tiempo de duración del proyecto, para lo cual se han utilizado herramientas de diversas características. Unas son más bien conceptuales, como el método de la Ruta Crítica:

Metodo-de-la-ruta-critica-en-gestion-de-proyectos

mientras que otras tienen como finalidad graficar el progreso de las tareas dentro de un proyecto, como el Diagrama Gantt (o Carta Gantt):

Gestion-de-Proyectos-Carta-Gantt

Independientemente de la herramienta que utilicemos para la Gestión de Proyectos existen algunos conceptos básicos, relacionados directamente con las Actividades o Tareas del proyecto propiamente dichas, que es necesario conocer para poder realizar una adecuada Planificación.

Revisémoslos a continuación:
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Camino Crítico y Demora Permisible

Entre las tareas que conforman el proyecto existirán algunas que, de retrasarse, retrasarán también la fecha de culminación del proyecto. Este tipo de tareas son las que conforman el Camino Crítico o Ruta Crítica del Proyecto el cual indicará las tareas que deben ser culminadas en el tiempo previsto de forma tal de garantizar que el proyecto estará realizándose en el tiempo previsto.

El Camino Crítico es quizá uno de los conceptos de mayor importancia en la Gestión de Proyectos, pues es éste el que permitirá identificar a las actividades que pudieran generar alteraciones en la duración total del proyecto, como veremos en el siguiente ejemplo.

Sea un proyecto conformado sólo por dos tareas: la Tarea 1 está prevista para ejecutarse en un lapso de una semana, mientras que la Tarea 2 en dos semanas. De aquí pueden surgir las siguientes condiciones:

1. Si ambas tareas pueden realizarse de manera simultánea, es decir si no son dependientes, el Camino Crítico lo conformará la tarea de Mayor Duración que, en este caso, sería la Tarea 2.

Ejemplo-Ruta-Critica

Nótese que en este caso, la Tarea 1 contiene una Holgura de una semana (el lapso que existe entre su fecha de terminación y la terminación de la Tarea 2, que es la fecha de terminación del proyecto):

Ejemplo-Ruta-Critica-Holgura

Lo anterior indica que la Tarea 1 podrá terminar, en el peor de los casos, una semana después de la fecha prevista de terminación sin entrar en el Camino Crítico del Proyecto. Para que ésta sea la ruta o Camino Crítico del proyecto su duración deberá ser mayor a 2 semanas.

2. Si ambas tareas son dependientes, por ejemplo, si la Tarea 1 tiene que estar terminada para que inicie la Tarea 2, ambas tareas estarán en el Camino Crítico del Proyecto y la duración de éste será de 3 semanas:

Ejemplo-Ruta-Critica-Dependencia

La holgura a la que se hizo referencia en la figura de la condición 1, puede ser vista también como la Demora Permisible de la Tarea, la cual es el tiempo que se puede demorar la tarea sin afectar a ninguna otra que la suceda.

Conociendo la Demora Permisible de la Tarea, podremos saber de cuánto tiempo disponemos para su retraso, Este retraso puede ser útil si por alguna razón se requiere que la duración de la tarea se prolongue por razones como falta de recursos o imprevistos, entre otros. En cualquier caso es importante no utilizar toda la Demora de la Tarea pues esto, ante cualquier alteración, podría introducirla en el Camino Crítico del Proyecto.

Duración, Hito y Dependencias

La mayoría de las tareas en un proyecto tendrán una Duración definida para ejecutarse. Esta duración dependerá de diversos factores que el Administrador del Proyecto debe tomar en cuenta, como lo serían los recursos disponibles, la disponibilidad de materiales, etc.

Una recomendación básica en la Gestión de Proyectos, en el caso en que se tienen tareas de larga duración dentro de un proyecto, es dividirlas en subtareas de menor duración. Por ejemplo: dividir una tarea de 6 meses de duración en 6 tareas de un mes de duración cada una permitirá realizar un seguimiento más preciso, evitando a la vez la aparición de algún “detalle inesperado” 6 meses después de iniciada la tarea original.

Algunas tareas, asociadas la mayoría de las veces a actividades puntuales, podrán tener duración cero (0). Por ejemplo la entrega de un informe, la adquisición de equipos y la recepción de una respuesta, entre otros, son actividades que podrán tener duración nula, convirtiéndose en puntos de referencia en el Proyecto que indicarán el inicio o fin de determinada actividad. Este tipo de tareas son conocidas como Hitos.

Inevitablemente el inicio de algunas tareas dependerá de que se haya iniciado (o finalizado) la ejecución de otras dentro del Proyecto. Un caso básico (si hablamos de la Gestión de Proyectos de Construcción): no podemos construir una estructura de una edificación sin antes haber construido sus fundaciones.

Es por lo tanto necesario, para lograr la adecuada Gestión de Proyectos, que el Administrador o Gerente de éstos, una vez establezca las tareas que son requeridas para ejecutar determinado Proyecto, defina de manera precisa la interrelación que existirá entre ellas, es decir, la Dependencia entre las tareas del proyecto.

  1. Gustavo Salazar Longas
    Gustavo Salazar Longas03-17-2012

    Una tarea se convierte en crítica cuando reúne cualquiera de las siguientes condiciones:
    1. No tiene margen de demora
    2. Tiene una restricción de fechas del tipo
    3. Tiene una restricción del tipo Lo más tarde posible (LMTP) en un proyecto programado desde una fecha4. Tiene una restricción del tipo Lo antes posible (LAP) en un proyecto programado desde una fecha de fin.
    5. Su fecha de fin es igual o posterior a la fecha límite.
    6. Una tarea deja de ser crítica cuando está marcada como finalizada, puesto que ya no puede afectar a la finalización de la tarea sucesora ni a la fecha de fin.
    de comienzo. Cordial saludo

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