La mayoría de los métodos utilizados en la Gestión de Proyectos para expresar la secuencia y dependencia entre las actividades de determinado proyecto, tienen la forma de gráficos o diagramas en los que se presenta, entre otros parámetros, el momento de inicio y la duración de cada una de las tareas requeridas para ejecutar el proyecto en cuestión, según hemos visto en Artículos como este.
Las herramientas a las que se suele recurrir para la Planificación, se basan normalmente en elementos o métodos gráficos que permiten presentar en forma ordenada y lógica los parámetros de control de cada actividad, así como la interrelación de ésta con otras actividades dentro del proyecto (dependencia).
De esta forma encontraremos dos herramientas: Los Cronogramas de Barras y los Diagramas de Redes, de los cuales presentamos a continuación sus aspectos más resaltantes:
Cronogramas de Barras o Gráficos de Gantt
El Cronograma de Barras, Diagrama de Barras o Gráfico de Gantt es quizá el más conocido en la Gestión de Proyectos, debido en gran parte a que permite representar, con un nivel mínimo de planificación, la estructura analítica de un proyecto, resultando así una herramienta particularmente eficaz para la obtención de una “vista” simplificada de proyectos de baja a mediana complejidad (con poco número de actividades y dependencias entre tareas).
El Cronograma de Barras, como ya aprendimos aquí, es simplemente un gráfico en el que se representa, en el eje horizontal superior, la escala de tiempo en unidades adecuadas a la duración o tipo de proyecto (meses, semanas, días, etc.), mientras que en el eje vertical se establecen, a manera de filas y representadas con una línea o barra horizontal, las actividades que conforman el proyecto o trabajo a realizar:
Si bien hemos referido previamente que el Cronograma de Barras es el más conocido en el Control de Proyectos, es también cierto que tiene algunas limitaciones o desventajas, entre las que podemos referir las siguientes:
- Para proyectos con gran número de actividades, la interpretación y seguimiento (así como la Planificación en sí) es de cierta complejidad.
- No muestran, o resulta complicada la presentación, de la dependencia entre actividades en proyectos de mediana a alta magnitud.
- Dada la representación de la duración de las actividades a través de Barras, con longitud proporcional a la duración de éstas, resulta complicada la definición de qué parte de la actividad se está (o debe estar) realizando en determinado momento.
- La Administración de los Recursos involucrados en el Proyecto no puede ser realizada de forma práctica entre las actividades del proyecto, requiriéndose por lo general, de la realización de otro Cronograma o gráfico para la Distribución de Recursos.
- No permiten definir la Ruta Crítica del Proyecto.
Diagramas de Redes
La principal particularidad de los Diagramas de Redes es que permiten mostrar las relaciones o dependencias entre las actividades de un Proyecto utilizándose, como elementos básicos de la Programación con ellos, los Eventos y las Actividades.
En los Diagramas de Redes, la representación de Eventos y Actividades es similar a la presentada en la siguiente figura, en la que se observa que los primeros se expresan generalmente encerrados en un círculo mientras que las Actividades se representan con flechas que interconectan Eventos dentro de la Planificación:
A los efectos de la Metodología de los Diagramas de Redes, un Evento es la Iniciación o Finalización de una Actividad, es decir está asociado a una fecha específica (a manera de Hito), mientras que la Actividad está relacionada con el trabajo requerido para ejecutar la tarea y, por lo tanto, está asociada a un tiempo o duración.
El método más conocido, basado en el concepto de los Diagramas de Redes, es el Método del Camino Crítico o CPM, por sus siglas en Inglés, el cual se emplea en proyectos en los que el tiempo de duración de las Actividades se puede establecer o medir a través del rendimiento, definiéndose así en un Sistema de Programación del Tipo Determinístico.
En la actualidad, el Método del Camino Crítico está integrado con otro método, conocido por sus siglas en inglés: el PERT (Program Evaluation and Review Technique), o Técnica de Evaluación y Revisión de Programa en el que la duración de las actividades ya no es realizado de forma determinística sino a través del uso de probabilidades. La Integración de estos dos métodos de Diagramas de Redes, genera el también conocido Método PERT-CPM, el cual, a diferencia de los Métodos de Cronograma de Barras, permite:
- Presentar, en una red lógica, la relación entre las tareas del Proyecto.
- Determinar la Ruta Crítica del Proyecto, identificando la cantidad de holgura disponible para eventuales retardos.
- Permite incluir en la Planificación los Recursos necesarios para ejecutar las actividades del Proyecto.
- Permite el control del progreso del Proyecto a partir del avance efectivo de cada actividad en él.
En función de los aspectos revisados previamente quedará establecer por nuestra parte, como Gerentes del Proyecto, cuál de dos grupos de Métodos se adapta mejor a las características de la Planificación en cuestión.
Ciertamente, en el Campo de la Construcción (Ingeniería Civil), el uso de métodos de Diagramas de Redes, como el PERT-CPM, es de uso extendido pues se adaptan muy bien para realizar no sólo la Planificación en cuestión sino también a realizar estudio de estrategias así como al seguimiento en campo de las actividades involucradas.