Mini-Curso de Microsoft Project 2007 – Parte I: Recopilando y Organizando la Información del Proyecto

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Mini-Curso de Microsoft Project 2007 – Parte I: Recopilando y Organizando la Información del Proyecto

Para aplicar los conceptos básicos de la Gestión de Proyectos utilizando Microsoft Project 2007, hemos creado una serie de Tutoriales, que conforman una especie de Mini-Curso y el cual incluirá algunas de las tareas básicas relacionadas con la construcción de una vivienda unifamiliar. Se han definido las siguientes tareas:

  • Trabajos Preliminares.
  • Construcción de la Infraestructura.
  • Construcción de la Superestructura.
  • Construcción de Tabiques (Albañilería).
  • Acabados.
  • Aceptación Final.

Considerando lo que vimos en este Artículo, antes de iniciar cualquier cronograma de ejecución del proyecto necesitamos haber recopilado información relativa a sus componentes y, en el caso del ejemplo propuesto para este Mini-Curso de Microsoft Project 2007 tendremos los siguientes aspectos:

Meta del Proyecto:

Construcción de una Vivienda Unifamiliar. No se requiere de mayor información en este aspecto, la meta está claramente definida.

Información de las Tareas:

En principio contamos sólo con el nombre de las tareas según vimos al inicio de este Tutorial; pero: ¿Es suficiente esta información para implementar el proyecto?

Para poder resolver este cuestionamiento tenemos que preguntarnos aspectos tales como:

¿Es necesario crear Subtareas para las tareas planteadas a fin de poder tener mejor control sobre el desarrollo del Proyecto?

Para nuestro ejemplo propuesto en este Mini-Curso de Tutoriales de Microsoft Project 2007, sería justo preguntarse si tareas como la Construcción de la Infraestructura pueden realizarse sin tener que recurrir a un mayor detalle en su ejecución, es decir ¿No son necesarias subtareas que permitan, por ejemplo, definir con precisión la duración total del trabajo asociado? La respuesta aquí no es tan sencilla, pues dependerá principalmente del conocimiento que tengamos de nuestro proyecto, pero en cualquier caso es bueno tener en cuenta lo siguiente:

  • Es recomendable crear tareas que denoten las principales acciones que son requeridas para ejecutar un proyecto, pero sin generar tantas que sobrecarguen la estructura de éste y por lo tanto compliquen el proceso de seguimiento de la ejecución.
  • Hay que incluir Hitos que nos permitan definir momentos o puntos críticos en el proyecto en los cuales se deben haber desarrollado otras tareas o subtareas. En el ejemplo propuesto sería recomendable pensar en definir como Hitos los momentos de adquisición del material requerido para la construcción de elementos estructurales.

En atención a esto se podrían definir algunas subtareas para el ejemplo, teniendo en cuenta la necesidad de controlar la forma en la que se ejecuta el proyecto:

Trabajos Preliminares

  • Instalaciones Provisionales (Baños, Oficinas).
  • Deforestación y Limpieza Terreno
  • Instalación Acometidas Eléctricas y Sanitarias
  • Adquisición Materiales para Obra (Hito)

Infraestructura (Fundaciones)

  • Excavación
  • Acero de Refuerzo
  • Vaciado Concreto

Superestructura

  • Acero de Refuerzo en Columnas
  • Encofrado y Vaciado Concreto en Columnas
  • Instalaciones Sanitarias y Eléctricas
  • Acero de Refuerzo en Vigas y Losas
  • Encofrado y Vaciado Concreto en Vigas y Losas

Tabiquería – Albañilería

  • Construcción Paredes de Bloques
  • Friso en Paredes
  • Cerámica en Baños y Cocina
  • Instalación Artefactos Sanitarios
  • Revestimiento en Piso

Acabados

  • Pintura En Paredes
  • Instalación Ventanas y Puertas
  • Finalización Instalaciones Eléctricas

Aceptación final

  • Inspección final
  • Entrega Obra (Hito).
Nótese que se han especificado tareas que serán denotadas como Hitos del proyecto: La adquisición de los materiales y, por supuesto, la entrega de la obra una vez culminado el proceso de construcción.

¿Cuál es la duración de cada tarea (o subtarea, de ser el caso)?

Teniendo el esquema de las tareas involucradas en el Proyecto es necesario que definamos la duración de cada una de ellas.

Independientemente de que el proyecto tenga una fecha de inicio o culminación definida, es importante tener un estimado del tiempo que se tomará ejecutar determinada tarea. En la mayoría de los casos esta duración queda definida por los recursos asignados; por ejemplo, conociendo la cantidad de metros cuadrados de pared que pueden realizarse en un día con una cantidad específica de recursos podremos estimar, en función de la cantidad total de pared a construir, los días necesarios para culminar esta actividad.

Es así que preliminarmente estimaremos la duración de las tareas en función de la información disponible (rendimientos, recursos disponibles, tiempos de espera, etc.) y dejaremos que Microsoft Project nos indique si bajo esa estimación es posible cumplir con la fecha de finalización.

Considerando que, para nuestro ejemplo, no se ha definido una fecha específica de culminación (tampoco una de inicio), fijaremos por ahora las duraciones presentadas a continuación:

Duraciones-de-Cada-Subtarea-Tutorial-Microsoft-Project

¿Cuáles recursos son necesarios para el desarrollo de las tareas?

La disponibilidad, así como el costo, de los recursos que se involucrarían con el proyecto es otro de los aspectos que debemos haber definido antes de empezar con su creación en Microsoft Project.

Como se ha mencionado, sólo con la información que tenemos ahora (tareas, subtareas y duraciones) sumado a la dependencia entre tareas, podríamos definir los tiempos de duración de las tareas y del Proyecto mismo. Pero para poder analizar los costos es necesario definir recursos.

No es estrictamente necesario que los recursos humanos que asignaremos al proyecto tengan un nombre (Por ejemplo Pedro Pérez), lo que si es necesario definir es si nuestro proyecto necesitará, por ejemplo, un albañil cuyo costo por día trabajado sea conocido.

Por supuesto que la disponibilidad (período en que el recurso puede ser utilizado) es otro factor importante y que podrá ser controlado fácilmente con Microsoft Project a través de la creación de un Calendario para el recurso en cuestión.

Posteriormente, en este Mini-Curso de Microsoft Project 2007, desarrollaremos en detalle los aspectos relacionados con los recursos en Microsoft Project, pero por ahora nos limitaremos a presentar los recursos y costos que se estiman serán utilizados en nuestro proyecto de ejemplo:

Recursos-Tutorial-Microsoft-Project

¿Existen dependencias entre las tareas?

Finalmente, tenemos que conocer de la dependencia que existe entre las tareas y subtareas que hemos definido para el proyecto.

En este aspecto de la definición de dependencias, entra en juego el conocimiento del trabajo asociado y por lo tanto distintos Administradores podrán tener distintos criterios para definir esta dependencia.

En relación con nuestro ejemplo hay que responderse preguntas como: ¿Se puede iniciar la construcción sin haber recibido los materiales para la obra?, o ¿Se podrá pintar las paredes sin antes haber aplicado el friso?, entre otras.

En la siguiente tabla hemos definido las dependencias, a nivel básico, para posteriormente afinar el proyecto en pro de lograr reducir los tiempos de ejecución. Nótese que se han asignado números a cada tarea (y subtareas) para identificarlas en la columna “Depende de”:

Dependencias-entre-subtareas-Tutorial-Microsoft-Project

En la tabla mostrada no se ha especificado la cantidad de recursos a asignar a cada subtarea en el entendido de que será parte de la definición del proyecto el establecer este valor para cada una de ellas. En todo caso se supondrá que con un Grupo de Recursos (Cuadrilla) se realiza el trabajo asociado a cada tarea.

Teniendo las incógnitas resueltas podremos iniciar el proceso de “alimentar” a Microsoft Project con nuestro proyecto, eso lo veremos en la segunda Parte de este Mini-Curso Tutoriales de Microsoft Project 2007.

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