Habiendo ya creado nuestro nuevo Proyecto en Microsoft Project (en la segunda parte de este Mini-Curso), la adición de las tareas es tan sencilla como escribir el nombre de ella en la columna «Nombre de Tarea» en cualquiera de las vistas que contengan datos ordenados en columnas (como las vistas Gantt de seguimiento y Uso de tareas).
La vista más sencilla para introducir la información de las tareas, y es la vista que por defecto Microsoft Project da para un nuevo proyecto, es la vista en Diagrama de Gantt y es la que utilizaremos para el desarrollo siguiente.
Creando las Tareas del Proyecto
Para crear las tareas de nuestro Proyecto de Ejemplo seguiremos los siguientes pasos:
1
Selecciona la primera celda en la Columna Nombre de Tarea y escribe desde el teclado: Trabajos Preliminares (Esta es la primera de las tareas de nuestro Proyecto).
Pulsa la tecla Intro para aceptar el texto ingresado en el paso anterior. En la siguiente figura se destacan dos aspectos a tener en cuenta:
También se puede pulsar el ícono:
en el cuadro de texto para aceptar el texto introducido.
en el mismo cuadro. 3
Introduciremos, de la misma manera que en los pasos anteriores, los nombres de las tareas restantes, para obtener una vista similar a la presentada a continuación:
Agregando Subtareas al Proyecto
Con las tareas principales del proyecto ya definidas, es tiempo de ingresar las subtareas que conformarán el trabajo asociado a cada una de dichas tareas. En Microsoft Project, cuando se agregan subtareas a determinada tarea, ésta pasa a ser una Tarea Resumen y es denotada de la forma presentada en la figura:
Cuando se inserta una nueva tarea (o subtarea) en Microsoft Project, ésta se crea en la fila inmediatamente superior a la fila actualmente seleccionada.
Comencemos a agregar las Subtareas asociadas a la Tarea Trabajos Preliminares de nuestro ejemplo:
- Seleccionemos la tarea Infraestructura (Fundaciones), pulsando el botón izquierdo del ratón cuando el cursor esté sobre ella.
- Seleccionemos el comando Nueva Tarea desde el Menú Insertar. Una nueva tarea, en blanco, es creada en la fila superior a la fila seleccionada.
- Escribir el nombre de la Subtarea, en este caso introduciremos Instalaciones Provisionales (Baños, Oficinas) y pulsaremos Intro.
- Pulsaremos el botón Aplicar Sangría de la Barra de Herramientas Formato, cuando la subtarea está seleccionada. De esta forma se genera la subtarea y la tarea resumen.
- De manera similar a los pasos 1 a 3 podremos agregar las restantes subtareas notando que la nueva subtarea mantiene la sangría definida para la subtarea superior, según se muestra en la figura:
Realizando los pasos anteriores para el Resto de las Subtareas definidas para el Proyecto de Ejemplo, nuestra Vista de Diagrama Gantt debería tener una estructura similar a esta:
En este nivel, deberías guardar el Proyecto, para poder seguir alimentándolo en la próxima Parte de este Mini-Curso de Microsoft Project 2007.
De ser necesaria la reorganización de la estructura definida inicialmente en un proyecto podremos mover, copiar y eliminar tareas de la misma manera que lo hacemos en cualquier otro programa. Igualmente podremos modificar la visualización de las tareas y subtareas de forma tal de mostrar sólo información específica acerca de nuestro proyecto.
En este Artículo esbozamos como, de ser el caso, se pueden realizar modificaciones o ediciones a la estructura de nuestro proyecto (tareas y subtareas).
Otras Formas de Agregar Tareas y Subtareas en Microsoft Project 2007
La forma descrita anteriormente para la creación o introducción de tareas y subtareas en Microsoft Project, a través de la vista de Diagrama de Gantt es una de las más sencillas, pero es también importante conocer que podemos agregar elementos en una variedad de formas entre las que destacan las siguientes:
A través del Diálogo de Información de la Tarea de Microsoft Project
Este diálogo centraliza toda la información relacionada con una tarea en Microsoft Project. Para crear una tarea utilizándolo, seleccionaremos la fila en blanco (en cualquiera de las vistas disponibles) y haremos doble clic para mostrar el Diálogo de Información de la Tarea:
Igualmente desde el Diálogo Información de la tarea podremos ingresar, en cualquier momento, cualquier información adicional para la definición de la tarea.
Utilizando el Portapapeles de Windows para Pegar Tareas en Microsoft Project.
Si por alguna razón los nombres de las tareas que deseamos incluir en el proyecto están en forma de texto en otro programa (como MS Excel o MS Word, por ejemplo), podremos utilizar el comando copiar y pegar del portapapeles de WINDOWS.
Para ésto debemos seleccionar el texto deseado (desde el programa de origen) y utilizar el comando Copiar. Luego, asegurándonos de estar en una fila en blanco en Microsoft Project, seleccionaremos el comando Pegar del Menú Edición.
Desde Microsoft Excel 2007 podremos utilizar plantillas (Microsoft Project Plan Import Export template) para que desde él podamos introducir la información de las tareas. Luego desde Project seleccionaremos desde el menú Archivo, comando Abrir, el archivo creado con la referida plantilla (teniendo en cuenta que es un archivo con extensión xlsx, de Excel) para que sea importada la información en él hacia nuestro proyecto.