Para los efectos de la Gestión de Proyectos con Microsoft Project, se cuenta con varios Tipos de Tarea, específicamente tres, las cuales relacionan la duración de la tarea con el trabajo requerido y con la disponibilidad de los recursos involucrados.
Estos Tipos de Tarea son:
- Tarea de Unidades Fijas
- Tarea de Duración Fija
- Tarea de Trabajo Fijo
La escogencia de cualquiera de los Tipos de Tarea disponibles en Microsoft Project, determinará cuál elemento de la tarea no varía cuando se realizan cambios a ella (un cambio, por ejemplo, sería la asignación de recursos).
Antes de detallar las características más resaltantes de los Tipos de Tarea, es importante definir dos conceptos:
Trabajo o Esfuerzo de Un Recurso:
El trabajo o esfuerzo de un recurso (persona) es la cantidad de tiempo que este recurso necesitará para ejecutar una tarea. El trabajo de un recurso en determinada tarea se determina a través de la fórmula:
Trabajo = Duración (de la tarea) x Unidades (de un recurso).
De esta forma, si determinada actividad tiene una duración de 2 días y se le asigna un recurso, el trabajo será de 2 días x 1 recurso = 2 días, lo cual expresado en horas (caso más común) significa un trabajo de 16 horas, suponiendo días laborables de 8 horas.
Unidad (de Recurso):
La Unidad es la cantidad de recursos, en términos de porcentaje de horas trabajadas en un día laborable, que se asigna a una tarea. Por ejemplo, si determinada tarea tiene asignada un recurso con dedicación a medio tiempo se dice que el recurso está asignado a 50% unidades.
Ahora, con estos conceptos en mente, veamos las características de los Tipos de Tarea disponibles:
Tarea de Unidades Fijas
Al asignar un número de Unidades de recursos a una tarea de Unidades Fijas, esta asignación de recursos no cambiará aun cuando se modifiquen la duración y la cantidad de Trabajo de la tarea.
Veamos un ejemplo:
Se tiene una tarea de unidades fijas para la que se ha estimado una duración de 10 días y a la cual se le ha asignado una unidad de recurso al 100%:
Al asignarle un segundo recurso al 100%, Microsoft Project recalcula la duración de la tarea a la mitad del tiempo inicialmente especificado:
Para esta situación Microsoft Project mantiene la asignación del 100% de cada recurso fija, para lo cual recurre a modificar la duración de la tarea.
Es recomendable utilizar tareas de Unidades fijas, cuando son conocidos los recursos y el trabajo de dicha tarea. Microsoft Project nos calculará la duración de la tarea, cuando le especifiquemos el trabajo y los recursos.
Tarea de Duración Fija
Este es el Tipo de Tarea que mantendrá la duración asignada invariable independientemente de la cantidad de recursos que se asignen a ella.
Volviendo al ejemplo anterior, pero entendiendo que la tarea es ahora del tipo de Duración fija, con una asignación de 1 recurso (al 100%):
La inclusión de una nueva unidad de recurso conlleva a que, para mantener fija la duración, Microsoft Project recalcule el trabajo asignado a cada recurso. En este caso veremos que define que cada recurso trabajará medio tiempo (50%):
Es recomendable utilizar tareas de Duración fija, cuando es conocida la duración (en función del rendimiento, por ejemplo) y el trabajo de dicha tarea. Microsoft Project nos calculará el número de recursos necesarios.
Tarea de Trabajo Fijo
En este Tipo de Tarea se mantiene fija la cantidad de trabajo asignado inicialmente a la tarea, recalculándose, si es el caso, la asignación de los recursos o la duración de la tarea.
En el ejemplo hemos asignado para la tarea de Trabajo fijo, una duración de 10 días, suponiendo que se realiza con un recurso al 100% de asignación, que podría traducirse como un trabajo de 80 horas (suponiendo 8 horas de trabajo por día laborable):
Si modificamos la duración de la tarea a 5 días. Microsoft Project, para garantizar que el trabajo se realiza en 80 horas de trabajo (trabajo inicial fijo), recalculará la asignación del recurso para ajustarlo a esta cantidad.
De esta forma se requiere que el recurso esté asignado 200% (equivalente a un trabajo de 16 horas por día) para que la tarea se realice en 80 horas de trabajo (16 horas/día laborable x 5 días laborables = 80 horas):
Condicionamiento por Esfuerzo en Microsoft Project
En Microsoft Project los Tipos de Tarea de Duración Fija y Unidades Fijas pueden ser configuradas para que estén o no Condicionadas por Esfuerzo.
El Condicionamiento por Esfuerzo es similar al trabajo asociado a una tarea. Por ejemplo, una tarea de 4 días de duración corresponde a un trabajo de 4 días x 8 horas/día laborable = 32 horas de trabajo. Cuando la tarea está Condicionada por Esfuerzo, al ajustar la asignación de recursos, podría ser que su duración cambie, pero en todo caso el trabajo asociado será el mismo (32 horas para el ejemplo).
En términos básicos, el Condicionamiento por Esfuerzo implica que una tarea, mientras más recursos tenga asociados, menos duración tendrá: al agregar recursos a una tarea condicionada por esfuerzo, Microsoft Project distribuirá el trabajo (esfuerzo) de manera equitativa entre todos los recursos asociados a dicha tarea.
En el ejemplo anterior, si la tarea tiene un sólo recurso asignado, su trabajo será igual a la duración definida para la tarea, es decir 32 horas. Al agregar un segundo recurso la tarea ya no durará 4 días, pues la cantidad de esfuerzo asociado a la tarea (32 horas) se realiza de manera simultánea por dos recursos (cada uno con un esfuerzo de 16 horas, que representará una duración de la tarea de 2 días).
Cuando a una tarea le desactivamos el Condicionamiento por Esfuerzo no importará la cantidad de recursos asignados, pues su duración será siempre similar al trabajo o esfuerzo inicialmente estimado.
Por defecto, en Microsoft Project, todas las tareas que creemos estarán condicionadas por el esfuerzo. Pudiendo, por supuesto, modificar esta configuración.
¿Cuál, de los Tipos de Tarea Disponibles, Utilizar en un Proyecto?
El Tipo de Tarea que seleccionemos, para las que conforman nuestro Proyecto, será decisivo en la forma en que Microsoft Project reaccionará a los cambios que realicemos a el cronograma de ejecución, según vimos anteriormente.
La decisión de cuál tipo es más apropiado para obtener determinado fin está quizá asociado a definir qué parámetro, de los tres disponibles: Duración, Unidad y Trabajo, deseamos se mantenga inalterado para la tarea mientras variamos cualquiera de los dos restantes.
Por ejemplo, si conocemos que la duración de la tarea es independiente de los recursos asignados (como por ejemplo cuando se debe esperar por el resultado de un experimento o un ensayo), la opción sería utilizar tareas de Duración Fija.
En cambio, si conocemos que el trabajo asociado a determinada tarea no puede (o debe) variar, es decir se debe ejecutar en un número determinado de horas de trabajo, deberíamos pensar en utilizar tareas de Trabajo Fijo, pues es del Tipo de Tarea que nos permitirá ver cómo cambia la duración de la tarea si agregáramos más recursos para lograr terminar el trabajo asociado a la tarea en menor tiempo.
Finalmente si deseamos que Microsoft Project realice los cambios en la cantidad de trabajo o duración de la tarea, cuando especificamos determinado número de unidades para los recursos de dicha tarea, tendremos en cuenta la utilización de Tareas de Unidades Fijas, en el entendido de que se está ante una situación en la que la disponibilidad de los recursos está limitada (podría ser que determinado recurso esté disponible sólo una parte del tiempo y quisiéramos establecer el cambio en la duración o en el trabajo de la tarea para esta disponibilidad).
Una tabla resumen, de los parámetros que Microsoft Project recalcula (de los tres disponibles) en función de los Tipos de Tarea y ante el cambio de los restantes, se puede visualizar a continuación (clic para agrandar):
