Para nuestro proyecto de ejemplo, teniendo ya definidas las duraciones para las subtareas según se presentó en la Parte I de este Mini-Curso de Microsoft Project 2007, resta es definir cuál tipo, de los Tipos de Tarea disponibles en Microsoft Project, aplican a dicho ejemplo.
Es así que, con miras a comparar posteriormente la influencia que tendría la asignación de determinada cantidad de recursos a las tareas en la duración de la ejecución del proyecto de ejemplo, supondremos que todas las tareas (o subtareas en este caso), son tareas del tipo Trabajo Fijo. Es decir, que las duraciones estimadas inicialmente para cada subtarea definen el trabajo que es necesario realizar por un sólo recurso para ejecutarla. Luego, al agregar más recursos por ejemplo, podremos ver que ganaremos tiempo con la reducción en la duración de la tarea. Este tipo de comparación es de las que se realizan con mayor frecuencia durante la definición de un Proyecto y es una de las facilidades que ofrece Microsoft Project 2007.
Para especificar la duración de las tareas, podremos introducir el valor directamente en la columna Duración en vistas como la de Diagrama de Gantt, y Uso de Tareas, entre otras.
Al introducir el número indicador de la duración es importante indicarle a Microsoft Project la unidad de tiempo asociada a dicho número, según se presenta en esta tabla:
Otra forma de especificar no sólo la duración de una tarea, sino también todas sus propiedades, es a través del ya referido diálogo Información de la Tarea, en cualquiera de sus Fichas, al cual se accede haciendo doble clic en el nombre de la tarea, desde la vista en la que estemos trabajando.
Adicionalmente, si estamos en vistas como la de Diagrama de Gantt, podremos modificar la duración de una tarea a través de su Barra de Tareas, siguiendo esta secuencia:
- Colocar el cursor sobre el extremo derecho de la Barra de Tareas, en la tarea a modificar, hasta que aparezca el símbolo con una flecha apuntando a la derecha:
- Pulse el botón izquierdo del ratón para empezar a alargar o acortar el tamaño de la barra, siempre manteniendo pulsado el ratón.
- Al llegar a la duración deseada, soltar el botón izquierdo del ratón.
Otro parámetro que puede ser modificado desde el Diálogo Información de la Tarea→ ficha Avanzado, es el Tipo de Tarea:
Para poder modificar las propiedades de varias tareas a la vez, las podremos seleccionar y, pulsando el botón derecho del ratón, seleccionaremos la opción Información de la Tarea desde el menú desplegable. Allí aparecerá el diálogo Información de la Tarea, en el cual modificaremos las propiedades deseadas para ese grupo de tareas seleccionadas.
Con la información de la que disponemos a este nivel ya podremos introducir la duración de nuestras tareas en el proyecto de ejemplo, especificando para todas ellas el tipo Trabajo Fijo.
En la siguiente figura se presenta una vista de lo que deberíamos obtener una vez realicemos esta labor:
¿Es necesario definir la Fecha de Inicio/Fin de las Tareas?
Una de las ventajas de utilizar Microsoft Project es la capacidad del programa para definir(o calcular) la fecha de inicio y fin de las tareas y subtareas a partir de la combinación de factores como la fecha de inicio del proyecto, la dependencia y la duración de las tareas.
Si definiéramos para alguna tarea una fecha de inicio o de finalización, estaríamos introduciendo una restricción que podría limitar la ventaja referida, pues en este caso Microsoft Project tomaría en cuenta esta condición en los cálculos o actualizaciones que ejecute ante los cambios que realicemos en el proyecto.
De esta forma la sugerencia es que, si nuestras tareas no tienen una fecha de inicio o fin «obligada», dejemos que Microsoft Project las defina a partir de las dependencias que establezcamos, lo cual aprenderemos en la próxima entrega de este Mini-Curso.
Una vez Project determine la duración del proyecto y la ubicación del inicio/fin de las tareas con respecto a la fecha de inicio de éste podremos modificar, si es necesario, la fecha de inicio o fin de alguna tarea y ver los resultados de manera sencilla.
En cualquier caso, para especificar estas fechas de inicio o fin de las tareas, seguiremos estos pasos:
- Pulsar el botón izquierdo del ratón dos veces sobre la tarea a la que se desea fijar la fecha de comienzo (o de finalización), para presentar el Diálogo Información de la Tarea.
- Selecciona la Ficha General, si es que no está visible.
- Pulsa sobre la flecha en el campo Comienzo (o Fin) para seleccionar la fecha respectiva desde el Calendario presentado:
